زمان‌بندی اشتباه برای ایمیل‌های پاسخی مشتری که به موافقت‌ها اشاره دارند

می‌توانم ادعا کنم که محتوای تقریباً 3/1 از ایمیل‌های خارجی من شامل درخواست از افراد برای برآوردن نوعی تقاضا است.

“سلام، می‌توانید ربات به‌روزرسانی شده ما را دانلود کنید؟”

“آیا فرصت این‌که خط قرمز ما را بررسی کنید دارید؟” 

“می‌توانید آن مهندس را که در یک یادداشت به آن اشاره‌کرده بودید به اینجا بفرستید؟”

تقاضاهایی مانند این معمولاً پاسخ‌هایی دریافت می‌کنند که اشاره به  انجام کار در آینده دارد.

دریافت‌کنندگان ایمیل این‌چنین پاسخ خواهند داد:

“بله این کار را امروز انجام خواهم داد.”

“تهیه لیست در چند روز آینده بر عهده من است.”

“یک ریمایندر تنظیم می‌کنم تا فردا صبح به آن‌ها ایمیل بزنم.”

در این زمان شما در یک برزخ قرارگرفته‌اید وطن‌ها کاری که می‌توانید انجام دهید صبر کردن هست باید امیدوار باشید که این شخص حقیقتاً به آنچه گفته است عمل خواهد کرد.

یک اشتباه در ارتباطات فروش با مشتری که من معمولاً با آن مواجه می‌شوم آن است که افراد به‌سرعت با یک پیام تشکر و یا قدردانی پاسخ‌های دریافتی را دنبال می‌کنند.

واقعیت آن است که بسیاری از مردم به قول خود به مشتری وفا نمی‌کنند. چیزی که درخواست‌های مکرر را به همراه دارد تا زمانی که کار موردنظر انجام شود … بسیار بدتر از حالت ایده آل.

بر طبق تجربه من رویکرد مؤثرتر در این مواقع، بهترین زمان برای فرستادن ایمیل پاسخ جهت قدردانی، هم‌زمان با بازه زمانی پیشنهاد داده‌شده آن‌ها برای انجام کار است.

برای مثال اگر آن‌ها بگویند که ” من چند ساعت دیگر این کار را انجام خواهم داد.” من این ایمیل را جهت بازگشت به inox خود با استفاده از بومرنگ برای فردا صبح تنظیم خواهم کرد و ایمیل “تشکر” را تا زمانی که به آن‌ها فرصت انجام آن کار را داده‌ام نگاه خواهم داشت تا مطابق با بازه زمانی آن‌ها باشد.

اگر آن‌ها به قول خود برای انجام کار در زمان تعیین‌شده پایبند نبودند، ایمیل قدردانی به‌عنوان یک تلنگر آرام برای یادآوری توافق به وجود آمده عمل می‌کند.

مثال‌های بیشتری برای زمان‌بندی در ادامه ذکرشده است:

”امروز، چند ساعت بعد”              ایمیل تشکر فردا صبح

“در چند روز این هفته”                   ایمیل قدردانی دو روز بعد

“فردا صبح”                           ایمیل تشکر فردا بعدازظهر

اگر شخصی در پاسخ چیزی شبیه به “هفته آینده” و یا “در طول این ماه” بگوید، استفاده از این تاکتیک احتمالاً منطقی نخواهد بود. در حقیقت این روش می‌تواند شمارا یک احمق جلوه دهد. بنابراین می‌توانید تقریباً خیلی سریع یادداشتی با این مضمون برای آن‌ها ارسال کنید: “متشکرم! اگر من‌بعد از ] مدت‌زمان پیشنهادی را قرار دهید[ از شما پیامی دریافت نکنم، برای شما یک یادداشت جهت یادآوری خواهم فرستاد”

پیام شما باید باهدف در معذوریت قرار دادن آن‌ها ارسال شود تا به چیزی که گفته‌اند عمل کنند. این موضوع می‌تواند یک نیروی بسیار قدرتمند برای این منظور باشد.

کپی و پیست کردن فرمت پیام‌ها

چند بار ایمیلی دریافت کرده‌اید که شبیه به این باشد؟

آیا هرگز ایمیل خود را فرمت دهی کرده‌اید؟ این فقط ناشی از تنبلی غیرحرفه‌ای است.

من هنوز با شخصی برخورد نکرده‌ام که ترجیح بدهد بخشی از یک کمپین تبلیغاتی ایمیل انبوه باشد و از آن آگاهی نیز داشته باشد. مسلماً دریافت یک ایمیل شخصی صادقانه برای او رضایت‌بخش‌تر خواهد بود. موارد کمی هستند که بیشتر از خطای فرمت دهی می‌توانند به این موضوع تأکید کنند.

اگر شما می‌خواهید تعداد بسیار زیادی کپی پیست انجام دهید مطمئن شوید که از عملکرد حذف فرمت دهی در Gmail استفاده می‌کنید.

پس‌ازآن من یک ایمیل آزمایشی به یک آدرس دیگر برای خودم ارسال می‌کنم تا از این موضوع مطمئن شوم. این کار ارزش صرف 30 ثانیه وقت بیشتر را دارد.

پس‌ازآن که مطمئن شدید که در حال استفاده از  فرمت دهی ناکارآمد نیستید، می‌توانید قالب (template) مذکور را برای یادآوری سریع از طریق ابزار الگوسازی Gmail ذخیره کنید. من شخصاً به Snippet از Streak علاقه دارم زیرا رایگان بوده و قابلیت کلیدهای میانبر و شرت کات را دارد.

زمانی که بسیار پرمشغله هستید و یا هنگامی‌که شخصی در ارتباط با موارد کاربرد محصولتان از شما سؤال می‌کند آیا به یک متن ایمیل دقیق نیاز دارید؟ من آن‌ها را از طریق  Snippet برای مواردی مانند ایمیل‌های قطع همکاری، درخواست بازخورد مشتری و درخواست‌های ملاقات در دسترس خود نگاه می‌دارم.

چگونه از اشتباهات رایج در ارتباط با مشتری اجتناب کنیم؟(قسمت اول)

چگونه از اشتباهات رایج در ارتباط با مشتری اجتناب کنیم؟(قسمت سوم)

مطالعه بیشتر در این خصوص:

این دو دلیل از دست دادن مشتری را جدی بگیرید!

منبع: گروه نرم افزاری قیاس