هیات مدیره شرکت باید پس از انقضای سال مالی ، اسناد ذیل را تنظیم کند و اقلاَ بیست روز قبل از تاریخ مجمع عمومی عادی سالانه در اختیار بازرسان قرار دهد. این اسناد که نمایانگر حساب های شرکت اند، از قرار ذیل اند :

هیات مدیره شرکت باید پس از انقضای سال مالی ، اسناد ذیل را تنظیم کند و اقلاَ بیست روز قبل از تاریخ مجمع عمومی عادی سالانه در اختیار بازرسان قرار دهد. این اسناد که نمایانگر حساب های شرکت اند، از قرار ذیل اند :

1. صورت دارایی و دیون شرکت در پایان سال
2. ترازنامه
3. حساب عملکرد
4. حساب سود و زیان شرکت
5. گزارشی درباره فعالیت و وضع عمومی شرکت طی سال مالی مزبور.
سوالی که ممکن است مطرح شود این است که روش تنظیم حساب ها به چه صورت است ؟
روش تنظیم 1/ حساب عملکرد و 2/ حساب سود و زیان و 3/ ترازنامه شرکت باید همان شکل و روش های ارزیابی سال مال قبل باشد، اگر قرار باشد که روش حسابداری تغییر یابد، باید اسناد مذکور هم به روش قدیم و هم به روش جدید تنظیم گردد. اگر مجمع عمومی با توجه به گزارش هیات مدیره و بازرسان روش جدید را تصویب نمود، از سال بعد فقط از روش جدید استفاده خواهد شد.

• نکات لازم الرعایه در تنظیم ترازنامه شرکت

1. باید استهلاک اموال و اندوخته قانونی در نظر گرفته شود، حتی اگر پس از در نظر گرفتن آن ها، سودی برای تقسیم بین سهامداران باقی نماند. ( ماده 234 ل. ا. ق. ت )
   2. پایین آمدن ارزش دارایی ثابت به هر علتی که باشد، باید در استهلاکات منظور گردد. ( ماده 234 ل. ا. ق. ت )
   3. تعهداتی که شرکت آن ها را تضمین کرده است یا به عبارت دیگر ضمانت دیگر ضمانت آن ها را بر عهده گرفته است ، باید با قید مبلغ در ذیل ترازنامه آورده شود. ( ماده 235 ل. ا. ق. ت )
   4. هزینه های تاسیس شرکت باید قبل از تقسیم هر گونه سود مستهلک شود. ( ماده 236 ل. ا. ق. ت )
   5. هزینه های افزایش سرمایه نیز باید حداکثر تا پنج سال از ایجاد هزینه مستهلک شود. ( ماده 236 ل. ا. ق. ت )
   6. در شرکت های سهامی عام هیات مدیره مکلف است که به 1/ حساب های سود و زیان و 2 / ترازنامه شرکت گزارش حسابداران رسمی را ضمیمه کند. حسابداران رسمی باید 1 / درباره حساب های شرکت اظهار نظر کنند، 2 / گواهی نمایند که کلیه دفاتر و اسناد و صورت حساب های شرکت و توضیحات مورد لزوم در اختیار آن ها قرار داشته و 3/ گواهی نمایند که حساب های سود و زیان و ترازنامه تنظیم شده از طرف هیات مدیره وضع مالی شرکت را به نحو صحیح و روشن نشان می دهد. ( ماده 242 ل. ا. ق. ت )

• سود

سود اقسامی از قرار ذیل دارد :
1. سود خالص ( سود ویژه سالانه ) : درآمد حاصل در همان سال مالی منهای کلیه هزینه ها و استهلاکات و ذخیره ها . ( ماده 237 ل. ا. ق. ت ) نام دیگر سود خالص، سود ویژه سالانه است.
2. سود قابل تقسیم : سود خالص سال مالی شرکت منهای زیان های سال های مالی قبل و اندوخته قانونی و سایر اندوخته های اختیاری به علاوه سود قابل تقسیم سال های قبل که تقسیم نشده است. ( ماده 239 ل. ا. ق. ت )
3. سود تقسیم شده : اگر شرکت سود قابل تقسیم داشته باشد، مجمع عمومی پس از تصویب حساب های سال مالی، مبلغی از آن را که باید بین سهامداران تقسیم شود تعیین خواهد نمود . همچنین مجمع عمومی می تواند تصمیم بگیرد که مبالغی از اندوخته های اختیاری بین صاحبان سهام تقسیم شود. ( ماده 240 ل. ا. ق. ت )

• روند تقسیم سود و اندوخته های اختیاری بین سهامداران

1. تصمیم درباره میزان سود و اندوخته های اختیاری که قرار است تقسیم گردد با مجمع عمومی عادی شرکت است. ( ماده 240 ل. ا. ق. ت )
   2. در تصمیم مجمع عمومی راجع به تقسیم اندوخته های اختیاری باید صریحاَ قید شود که مبالغ مورد نظر از کدام یک از اندوخته ها باید برداشت و تقسیم گردد. ( ماده 240 ل. ا. ق. ت )
   3. هر سودی که بدون رعایت مقررات تقسیم شود منافع مرهوم تلی خواهد شد. ( ماده 240 ل. ا. ق. ت )
   4. در وهله اول 1/ نحوه تادیه سود قابل تقسیم توسط مجمع عمومی تعیین می شود و 2/ اگر مجمع عمومی در خصوص نحوه تادیه تصمیمی نگرفته باشد، هیات مدیره نحوه تادیه را تعیین خواهد نمود. ( ماده 240 ل. ا. ق. ت )
2. 5. در هر حال تادیه سود به صاحبان سهام باید ظرف هشت ماه پس از تصمیم مجمع عمومی راجع به تقسیم سود انجام پذیرد. ( ماده 240 ل. ا. ق. ت )
   6. در صورت وجود منافع برای شرکت، باید حداقل ده درصد از سود ویژه سالانه ( سود خالص) بین صاحبان سهام تقسیم شود. ( ماده 90 ل. ا. ق. ت ) البته این در صورتی است که پس از وضع زیان ها و هزینه ها و استهلاکات، این میزان سود برای تقسیم باقی بماند..

منبع: گروه نرم افزاری قیاس